مثال على عناصر عملية الاتصال؟

عناصر (مراحل) عملية الاتصال

كما أوضحنا سابقاً فإن عملية الاتصال ما هي إلا تعبيراً عن مجموعة التفاعلات التي تحكم الاتصال منذ بدايته وحتى نهايته وتقصد بالتفاعلات أن عملية الاتصال ليس عبارة عن خطوات ميكانيكية متتابعة، بل هي عملية تفاعل تتميز بها كل خطوة من خطواته، كما أنها تتأثر بالموقف الذي تتم خلاله وبالطريقة والأسلوب الذي يتم إتباعه، ومهما كانت الطريقة المتبعة في نقل الرسالة من المصدر إلى المستلم فإن الرسالة ذاتها يجب أن تحقق غرضاً أساسياً وهو نقل المعنى الذي يريده المرسل إلى المستلم بوضوح تام حتى يتمكن المستقبل من فهم الرسالة والاستجابة لها.

ولكي نوضح عملية الاتصال بشكل أكبر فلا بد من التعريج على المراحل التي تمر بها تلك العملية والمتمثلة بما يلي:

1.    وجود مرسل (المرسل) وهو الشخص الذي يقوم بتوجيه الرسالة وقد تكون أوامر وتعليمات أو تقديم معلومات…الخ ويمكن أن يكون المرسل رئيساً أو مرؤوساً، زميلاً في العمل، أو منظمة…. الخ.

2.    ولادة فكرة ما في ذهن المرسل حول موضوع معين بحيث تصلح أن تكون رسالة ويفترض في هذه الفكرة لكي تصلح أن تكون رسالة توفر عدة شروط منها:

أ. أن يتعلق موضوع الفكرة بمصلحة أو عمل وأن تكون مهمة للشخص الآخر الذي سيكون مستقبل هذه الفكرة .
ب. أن يملك المرسل الحق أو القدرة على الاتصال بصاحب المصلحة وإبلاغه الرسالة.
ج. أن يكون موضوع الفكرة مشروعاً ويقع ضمن مستوى فهم المستقبل.

3.    أن يقوم المرسل ببلورة هذه الفكرة في صورة رسالة معينة سواء كانت مكتوبة أو شفوية وهذا ما يسمى (بالترميز) وهنا يجب التنويه إلى أن هذه المرحلة تشهد أهم مراحل التفاعل بين شخصية المرسل وبين الفكرة التي يريد نقلها.

بمعنى أن شخصية المرسل وما تحويه من مشاعر وانفعالات واتجاهات ورغبات وحاجات تتفاعل مع الفكرة لتعطينا رسالة، هذا بالإضافة إلى العوامل الأخرى المتعلقة بمدى قدرة المرسل على التعبير الدقيق والتركيز وهو يقوم بعملية وضع الرسالة، لذلك نجد أن كثير من الرسائل تخرج عن المضمون أو السياق بسبب هذه العوامل وتفاعلها مع بعضها البعض ولكن بالإمكان الخروج من هذه المشكلة إذا ما تم إتباع الإرشادات التالية:

أ. أن تتضمن الرسالة معلومات تعمل على إثارة المستقبل وتحثه على الاستجابة.
ب. أن تكون المعلومات في حدود الموضوع الذي أرادت الرسالة تناوله حتى لا يضل المستقبل أثناء متابعته للرسالة.
ج. أن تحرص الرسالة على الدخول المباشر في الموضوع الذي يجب توصيله للمستقبل.
د. محاولة تعريف المفاهيم والمصطلحات التي يمكن استخدامها أو استخدام مصطلحات يفهمها المستقبل.
هـ. أن تكون الرسالة فيها انسياب لنقل الأفكار بحيث يتم الانتقال من فكرة إلى فكرة بوضوح وبشكل متسلسل أي أن تكون الرسالة منظمة.
و. أن يراجع المرسل الرسالة قبل إرسالها للتأكد بأنها كانت معبرة عن الفكرة المرغوب نقلها.

4.    البحث عن قناة ملائمة للاتصال وذلك في الحالات التي لا يرغب المرسل في القيام بإجراء الاتصال بنفسه مباشرة وهنا قد يحدث تشويش في عملية نقل الرسالة وهذا يؤدي بدوره إلى إعاقة عملية الاتصال ولكن يمكن التغلب على تلك المشكلة من خلال:

أ. اختيار قنوات اتصال بدقة وعناية بحيث لا تتدخل في عملية التشويش.
ب. التحفظ في استعمال قنوات اتصال وسيطة ما أمكن ذلك وإذا كان لا بد فبفضل استعمال الرسائل المكتوبة والمتعلقة.

5.    استقبال الرسالة من قبل الشخص الموجهة إليه الرسالة وفي هذه الحالة لا توجد مشكلة أما إذا تم استقبالها من قبل جهة أخرى مثل السكرتارية أو مدير المكتب ففي هذه الحالة قد تتعرض عملية الاتصال إلى التشويش وذلك من خلال تأخير توصيل الرسالة أو نقلها بمعنى آخر….الخ.

6.    فك رموز الرسالة وفهمها وفي هذه الحالة تحدث تفاعلات عديدة أيضاً من قبل المستقبل حيث أن المستقبل قد يفهم الرسالة بصورة مخالفة لما أراده المرسل وذلك بسبب أن عملية ترميز الرسالة لم تكن واضحة أو إلى عدم فهم المستقبل للرسالة نتيجة تسرعه في استطلاعها والحكم عليها بالاستناد إلى خلفيات معينة متراكمة لديه في علاقته بالمرسل.

7.    تصرف المستقبل بناء على الرسالة سواء بالاستجابة أو عدم الاستجابة وهذا الأمر يتوقف على الفهم النهائي للرسالة.

8.    التغذية العكسية (المرتدة) وهي التي تصبح كأنها رسالة ثانية ولكنها موجهة من المستقبل إلى المرسل متضمنة ردود الفعل عن الرسالة الأولى.